- Kan ik met AW-entry verzekerdengegevens controleren?
- Nee, dit moet u doen via het webportaal van Vecozo.
- Welke Vektis-standaarden ondersteunt AW-entry?
- AW319 voor de te verzenden informatie en AW320 voor de retourinformatie.
- Is AW-entry hetzelfde als OS-entry, het Vastlegprogramma of EPexpress?
- Nee, het Vastlegprogramma is bedoeld voor leveranciers van hulpmiddelen, Epexpress voor eerstelijnspsychologen en OS-entry voor zorgaanbieders uit de overige sectoren.
- Kan ik in AW-entry ook tarieven opslaan?
- Ja, u kunt voor elk contract en prestatiecode een tarief opvoeren.
- Moet ik het veld "Client ID" invullen?
- Nee, dit is geen verplicht veld. U kunt hier uw eigen interne code voor de cliënt ingeven. Het clientnummer van het indicatieorgaan moet u wel verplicht vullen.
- Bevat AW-entry een importmogelijkheid voor gegevens uit andere applicaties/bestanden?
- Nee, deze functionaliteit valt buiten het bestek van de applicatie.
- Hoe weet ik dat er een nieuwe versie van AW-entry beschikbaar is?
- In het hoofdscherm van AW-entry kunt u rechtsbovenin op "Over AW-entry" klikken. U kunt daar de versie zien die u gebruikt. Op de website kunt u zien wat de meest recente versie is. Het is verstandig om regelmatig, bijvoorbeeld één keer per maand op de site van AW-entry, www.AW-entry.nl te kijken of er een nieuwe versie is uitgebracht. Na het downloaden behoudt u de gegevens van de reeds door u ingevulde cliënten en prestaties.
- Ben ik mijn gegevens kwijt als ik een nieuwere versie van AW-entry installeer?
- Nee, uw gegevens blijven bestaan. Deze worden niet overschreven.
- Kan AW-entry worden gebruikt in Windows Vista?
- Ja, AW-entry kan worden gebruikt voor Windows Vista.
- Ik heb een nieuwe pc. Kan ik de data naar deze pc overzetten?
Ja, dat kan. U moet de inhoud van de map ‘c:ProgramDataPromeetecAW-entry van de oude pc naar de map c:ProgramDataPromeetecAW-entry op de nieuwe pc kopieren.
- Kan ik de factuurnummers aanpassen?
- Ja, u kunt de factuurtelling aanpassen via: instellingen → systeem configuratie →nummering kunt u de nummers aanpassen
- Kan ik opnieuw starten met AW-entry zonder de eerder opgevoerde gegevens?
- Ja, dat kan. Ga naar het hoofdscherm Instellingen, klik op "Systeem Configuratie". Ga naar het tabblad "Bestandslocaties". Bij de datamap staat waar uw AW-entry programma is opgeslagen. Ga via de Verkenner naar deze map en verwijder de hele map met de database en data. U kunt er ook voor kiezen om alleen de database te verwijderen (AWentry.pro). Verwijder het configuratiebestand (AWentry user config.xml). Nu kunt u AW-entry opnieuw leeg opstarten alsof u AW-entry voor de eerste keer opstart!
- Kan ik een nota aanmaken zonder verzekeraar?
- U bent verplicht om een zorgkantoor te selecteren. Als uw cliënt geen zorgverzekering heeft kunt u dit veld vullen met 'GEEN'.
- Onze instelling heeft geen AGB code, kan ik dan toch gebruik maken van AW-entry?
- Nee, u heeft een AGB code nodig om gebruik van AW-entry te maken. Indien u geen AGB code heeft dan kunt u bij Vektis alsnog een AGBcode aanvragen. Ga hiervoor naar: www.agbcode.nl.
- Bij het overzicht van prestaties staan gekleurde bollen, wat betekenen die precies?
- De gekleurde bollen geven u een makkelijk inzicht in de soort toekenning van de prestatie. Prestaties met een rode bol zijn geheel afgewezen door de verzekeraar, een oranje bol geeft aan dat de prestatie gedeeltelijk is vergoed. Een groene bol staat voor volledig toegekend. Een grijze bol is nog niet gedeclareerd of er is nog geen retourinformatie beschikbaar.
- Moet ik de prestaties per dag aanmaken?
- U mag de prestaties bij intramurale zorg per declaratieperiode (bv een maand) aanmaken. De begindatum is dan de eerste van de maand en de einddatum de laatste van de maand tenzij de zorg ten einde komt voor het einde van de maand. Dan vult u de datum waarop de zorg eindigt. Bij extramurale zorg declareert u per dag tenzij de zorg aaneengesloten en onafgebroken is, op hetzelfde tarief en indicatiebesluit betrekking heeft.
- Wij hebben een stichting die namens meerder instellingen declareert. Is AW-entry daar ook geschikt voor?
- Ja, de AGBcode van de stichting voert u op als 'Declarant', de instellingen voert u apart op als 'Uitvoerder'.
- Na het installeren van AW-entry op een netwerkschijf verschijnt bij het opstarten een foutmelding. Hoe kan dit opgelost worden?
-
AW-entry is een .NET 2.0 applicatie. Standaard is .NET 2.0 zo ingesteld dat een applicatie minder rechten heeft wanneer het uitgevoerd wordt vanaf een netwerk schijf. In .NET 3.5 is het standaard gedrag anders (zie http://blogs.msdn.com/b/shawnfa/archive/2008/05/12/fulltrust-on-the-localintranet.aspx).
Oplossing: je moet AW-entry dat geïnstalleerd is op een netwerk schijf meer rechten geven met het zogeheten "caspol.exe" tool. Dit tool staat op een 32-bit systeem hier:
C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v2.0.50727\CasPol.exe
En op een 64-bit systeem hier:
C:\Windows\Microsoft.NET\Framework64\v2.0.50727\CasPol.exe
Start de command prompt (cmd.exe) op als Administrator, en voer het volgende commando uit:
CasPol.exe -m -ag 1.2 -url file://"\\NetwerkDirectory/AW-entry/*" FullTrust
Vul voor \\NetwerkDirectory/AW-entry/* de lokatie in waar AW-entry is geïnstalleerd.
Met het volgende commando kan gecontroleerd worden welke codegroep machtigingen er zijn ingesteld:
CasPol.exe -m -lg
Om een codegroep weer te verwijderen:
CasPol.exe -m -remgroup <label/naam>
Label is typisch een tekst als "1.2.8" die in de lijst getoond wordt met het "CasPol.exe -m -lg" commando.
Zie voor meer details hier: http://blogs.msdn.com/b/shawnfa/archive/2004/12/30/344554.aspx
- Werkt AW-entry op een Mac/MacBook met Mac OS X?
- De software van Promeetec is gebouwd voor het windows platform (Windows besturingssystemen).
Om onze software toch te kunnen gebruiken op een Mac/MacBook met Mac OS X zal u bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van Windows Parallels Desktop voor de Mac. zie http://www.parallels.com/eu/ voor meer informatie. - Is het mogelijk om vanuit AW-entry een lijst van ingevoerde clienten te exporteren of af te drukken?
Nee, dat is niet mogelijk. Wat wel kan:
Ga naar het prestatieoverzicht. Filter eventueel op bv factuurnummer. Klik dan alle regels aan de je in excel wilt hebben. Deze worden blauw. Klik dan op CTRL C. Ga naar excel, ga in een cel staan en klik op CTRL V.
De gegevens worden nu in Excel geplakt. Pas de celeigenschap van het factuurnummer aan naar getal (zonder decimalen).
- Bij het opstarten van AW-entry worden codelijsten gedownload. Heb ik dan ook altijd de meest recente versie van AW-entry?
- Nee, dit staat los van elkaar. Bij het opstarten worden de meest recente codelijsten opgehaald. Het gaat dan onder andere om UZOVIcodes en prestatiecodes. Als er een nieuwe versie van AW-entry beschikbaar is, kunt u deze vanaf onze site downloaden. Als u AW-entry opent kunt u rechtsbovenin op: 'Over AW-entry' klikken, u ziet dan welke versie u gebruikt. Als u een nieuwe versie downloadt, sluit dan altijd uw AW-entry programma af.
- Helaas is door een invoerfout een bestand afgekeurd, de geboortedatum was niet juist, hoe kan ik het bestand nu gewijzigd opnieuw aanbieden?
- U zult een nieuwe declaratie aan moeten maken. Het makkelijkste is om dat als volgt te doen:
Ga naar de gegevens van de betreffende client. Vul de juiste geboortedatum en ga direct door naar het tabblad prestaties. Klik om de eerder gedeclareerde (en afgewezen) regel en klik op Kopieer.
De prestatie wordt dan gekopieerd. Bovenin het prestatiedetailscherm staat onder het huisnummer van de client nu een nieuwe knop: synchroniseer cliëntgegevens. Klik hier een keer op (dan wordt achter de schermen de nieuwe geboortedatum meegenomen). Vul vervolgens de begindatum van de prestatie opnieuw. Klik op OK en in het prestatieoverzicht op Opslaan. Herhaal dit voor alle clienten en prestaties die afgewezen zijn. Via exporteren maakt u nu een nieuwe factuur aan. - Hoe kan een prestatie gedeeltelijk afgewezen worden? (pg 37 van de Handleiding) Er wordt toch altijd een hele regel goed of afgekeurd?
Met de zorgkantoren is inderdaad afgesproken dat een regel helemaal goed- of afgekeurd wordt. Maar AW-entry is ook al geschikt voor het declareren bij de Zorgverzekeraars (waarschijnlijk vanaf 2013). Het is mogelijk dat zorgverzekeraars bij te hoge tarieven wel de juiste (lagere) tarieven uitbetalen en dus een prestatie gedeeltelijk toekennen.
- Kan in het beheer Declaranten twee keer dezelfde AGB van een declarant ingevoerd worden, maar aan een andere uitvoerder gekoppeld. Dus in feite als 2 verschillende declaranten?
Je kunt inderdaad 2x dezelfde agb uitvoerder opvoeren en aan dezelfde of een andere uitvoerder koppelen. Het is echter makkelijker om dit 1x te doen en de verschillende uitvoerders aan deze declarant te koppelen.
Het verschil is dat als je de declarant vaker opvoert er per opgevoerde declarant een EI bestand wordt aangemaakt.
- Wat voor soort Vecozo certificaat heb ik nodig? Er zijn persoonlijke en systeemcertificaten beschikbaar bij Vecozo.
De declaratiebestanden die u middels AW-entry aanmaakt moet u via Vecozo handmatig indienen. Dat kan met een persoonlijk certificaat. Dit certificaat moet wel een edp-rol hebben, dus een autorisatie om te kunnen declareren. U heeft geen systeemcertificaat nodig voor AW-entry.
- Ik kan niet alle prestatiecodes in AW entry terugvinden. Bijvoorbeeld de code H126 Persoonlijke verzorging. Hoe zit dat?
Voor de prestatiecodes zijn wij afhankelijk van de Vektis prestatiecodelijst. Op dit moment bestaat die lijst alleen nog uit intramurale codes. Vektis werkt momenteel hard aan de extramurale codes. Zodra deze codelijst door Vektis is aangevuld en gepubliceerd nemen wij deze over in AW-entry. Zodra u uw programma opstart wordt deze nieuwe codelijst getoond. U zult dus nog even geduld moeten hebben.
- Ik heb van een client per ongeluk het verkeerde clientnummer van het zorgkantoor ingevuld en staat nu zo opgeslagen in beheer.
In AW-entry is het niet mogelijk om cliënten te verwijderen. Wat u wel kunt doen is de cliënt selecteren en in het cliëntenscherm het juiste cliëntnummer opvoeren.Als u cliënten in overzichten niet wilt zien, kunt u bij de cliënt het vakje Aktief uitvinken. U kunt dan selecties maken op alleen Aktieve cliënten en dan komt u deze niet meer tegen.
- Ik wil op een 2 de pc ook AW-entry installeren. Kan dat?
Het is mogelijk om de software van Promeetec op 2 PC's te installeren. Let er wel op dat u niet met afzonderlijke data declaraties kunt aanmaken. U loopt dan kans op dubbele factuurnummers per zorgverzekeraars. Voor meer informatie rondom het centraal plaatsen van 1 databestand verwijs ik u naar de handleiding (meer geschikt voor een systeembeheerder).
- Bij de begindatum staat 00-01-0101 ipv 01-01-0001 en bij het vullen van de datum wordt deze weer overschreven met 00-01-0101
De instellingen van uw computer voor 'Land en Taal' staan niet goed. Ga hiervoor naar het configuratiescherm en naar Land en Taal of Taalinstellingen. Zorg dat de Datumnotaties als volgt gevuld is:
dd-mm-jjjj. Pas dit aan en sluit AW-entry af. Open AW-entry. De begindatum is nu gevuld met 01-01-0001.
- Bij het opstarten van het programma krijg ik de melding dat er geen internetverbinding met Promeetec kan worden gemaakt en dat de nieuwste codelijsten niet zijn opgehaald. Is dit een probleem?
Als dit incidenteel voorkomt is dit geen probleem. Het is echter wel noodzakelijk dat u het programma regelmatig opstart mét Internetverbinding. De codelijsten worden dan vernieuwd. Regelmatig worden codelijsten zoals UZOVI- , prestatiecodes etc. aangepast. Naast de Internetverbinding is het belangrijk dat u regelmatig op onze site kijkt of er een nieuwe versie beschikbaar is. Na het downloaden van de nieuwste versie blijven de reeds ingevoerde gegevens beschikbaar.
- Bij de code indicatieorgaan typ ik een cijfer van 4 getallen, startend met een 0. Deze 0 verdwijnt waardoor mijn code niet uit 4 cijfers bestaat. Is dit goed?
Het klopt inderdaad dat deze 0 wegvalt bij de code indicatieorgaan als deze begint met een 0, maar in de elektronische declaratie wordt deze wel gevuld voor de overige 3 posities. U hoeft zich hier dus geen zorgen om te maken.
- Bij het opstarten van AW-entry wordt een toepassingsfout getoond (0xc0000135). De volgende melding wordt getoond bij het opstarten van AW-entry:\"Kan de toepassing niet juist initialiseren (0xc0000135)\"
AW-entry vereist Microsoft Framework .NET 2 op de PC.
Dit is in 90% van de gevallen de belangrijkste reden rondom de foutmelding 0xc0000135.
Microsoft Framework .NET 2 is te downloaden van de website van Microsoft:
- Wanneer ik AW-entry wil installeren krijg ik steeds de volgende foutmelding: \"The setup files are corrupted. Please obtain a new copy of the program.\" of \"... is not a valid Win32 application\".
Wanneer ik AW-entry wil installeren krijg ik steeds de volgende foutmelding: "The setup files are corrupted. Please obtain a new copy of the program." of "... is not a valid Win32 application". Ik heb het programma meerdere keren opnieuw gedownload, ook van verschillende alternatieve download locaties, maar de foutmelding blijft maar terugkomen. Hoe kan ik dit probleem oplossen?
Hoewel het niet nodig is bij alle browsers kan het geen kwaad om de browser opnieuw te starten na het legen van de cache.
Om de cache van de browser Mozilla Firefox te legen: klik in het menu Extra (bovenaan het scherm) op de optie Opties... Klik vervolgens op Geavanceerd en dan op het tabblad Netwerk en daarna bij Buffer op de knop Nu wissen en ten slotte op OK.
Om de cache van de browser Internet Explorer te legen: klik in het menu Extra (bovenaan het scherm) op de optie Internet-opties... Klik vervolgens op Bestanden verwijderen... (middenin het venster) en ten slotte twee keer op OK.Om het probleem op te lossen moet de cache van de browser worden geleegd (oftewel gewist), waarna het bestand opnieuw moet worden gedownload. Dan zal de browser het bestand daadwerkelijk opnieuw van internet (moeten) downloaden in plaats van uit de cache op de harde schijf.
Wanneer de foutmelding verschijnt dat bestanden corrupt zijn, dan is de oorzaak daarvan meestal dat de verbinding met de server tijdens het downloaden is verbroken, terwijl de browser denkt dat het bestand volledig gedownload is (omdat er geen nieuwe data meer binnenkomt). Indien het bestand daarna nogmaals wordt gedownload herkent de browser de bestandsnaam en ziet hij dat hij datzelfde bestand al heeft gedownload en dat het nog in de cache staat en neemt de corrupte versie. Daardoor blijft de foutmelding terugkomen, zelfs al wordt er voor een alternatieve download locatie gekozen.
- Ik heb een bestand gemaakt en ingediend bij vecozo. Nu krijg ik gelijk de melding dat het geen ondersteunde standaard is.
AW-entry werkt al met versie 1.3 van AW319. Deze versie kan echter pas vanaf 1 april 2011 via Vecozo ingediend worden. Voor extramurale bestanden is dat geen probleem. Deze mogen pas vanaf 1 april ingediend worden.
Voor Intramurale bestanden kunt u handmatig de versie 1.3 aanpassen in 1.2. In bijgevoegd bestand wordt stap voor stap uitgelegd hoe u dit kunt aanpassen.
- Mijn bestand wordt door Vecozo afgewezen. De melding is; voorletters ontbreken of zijn onjuist. Wat kan ik hieraan doen?
Ga in AW-entry naar overzicht prestaties en filter eventueel op factuurnummer. Kijk dan bij welke client er puntjes in de voorletters staan.
Ga via Client naar prestaties en kopieer de betreffende prestatie. Bovenaan het prestatie detailsscherm bij de Clientgegevens verschijnt nu de knop 'Synchroniseer clientgegevens'. Klik hierop. De voorletters worden nu zonder puntjes gevuld. U kunt dit controleren door op 'Toon clientgegevens' te klikken.
Vul vervolgens de begin en einddatum van de prestatie opnieuw. Klik op OK en vervolgens op Opslaan.
De prestaties waarbij de voorletters wel goed gevuld zijn moet u ook opnieuw aanmaken. Dit kan via Client, dan prestaties en kopieren, of via het Prestatieoverzicht en het maken van een voorstelprestatie.
De fout ontstaat wanneer er een nieuwe client wordt aangemaakt en de voorletters worden met puntjes gevuld. Als nog vóór het opslaan een prestatie wordt aangemaakt worden de puntjes in de prestatie gevuld. Bij het opslaan van de prestatie en dus de clientgegevens verschijnt er wel een melding dat u de voorletter moet aanpassen. Dit is dan echter niet meegenomen in de prestatie. Wij werken momenteel aan een oplossing voor dit probleem. Dit zal in de eerstvolgende release (versie 1.0.0.8) worden opgelost.
- Kan ik de validatiefunctie van VECOZO gebruiken of moet ik direct de declareren?
U kunt na het exporteren eerst valideren bij Vecozo. Zo kunt u een verkeerde vulling al corrigeren voordat het naar de verzekeraar/zorgkantoor gestuurd wordt.
Als u een de melding krijgt dat het bestand correct is bevonden, kunt u daarna via Vecozo declareren. Zodra het zorgkantoor de bestanden heeft verwerkt krijgt u via Vecozo retourinformatie van de declaratie. Deze kunt u vervolgens inlezen in AW-entry.
U kunt maar 1x retourinformatie inlezen. Als u dus valideert en het bestand is niet goed en u leest het retourbestand van de validatie in in AW-entry, dan kunt u niet alsnog declareren en weer een retourbestand inlezen.
Voorbeeld: U krijgt de melding bij de validatie dat een gegeven (BSN, geboortedatum) ontbreekt of onjuist is. Vaak ligt het aan de geboortedatum. We hebben geconstateerd dat het mogelijk is om een verkeerde waarde bij de client op te voeren en dan eerst een prestatie aan te maken waarin deze verkeerde waarde wordt meegenomen. Bij het opslaan van de client verschijnt dan wel de melding dat bv het BSN niet goed is. Na aanpassen wordt de juiste BSN bij de client opgeslagen maar bij de prestatie kan dan nog de onjuiste waarde zitten. Dit is opgelost in de nieuwste versie (1.0.0.8) van AW-entry. Deze kunt u vanaf onze site downloaden.
Na inlezen van de retourinformatie gaat u naar het prestatieoverzicht. U ziet hier wat de status van de declaratie is. Een grijs bolletje betekent dat er nog geen declaratiebestand is aangemaakt (nog niet geëxporteerd).
Bij een groene of rode bol is er wel retourinformatie ingelezen. Een groene bol betekent goed, een rode bol betekent dat er een melding is. Voor elke client met een rode bol moet u via Client en prestatie naar het dispuut gaan. U kunt dan de gegevens aanpassen en via Toevoegen of kopieren de prestatie opnieuw aanmaken. Let bij kopieren wel op of er een knop synchroniseer cliëntgegevens verschijnt. Als dat het geval is, dan moet u hierop klikken zodat de geboortedatum of BSN wordt aangepast.
Als u een validatieretourbestand heeft ingelezen moet u eerst via de client alle afgewezen prestaties opnieuw goed aanmaken. De goedgekeurde prestaties zult u ook opnieuw aan moeten maken omdat u deze nu niet gedeclareerd heeft.
Dit kunt u doen via het prestatieoverzicht en het aanmaken van voostelprestaties. U gaat dan naar het prestatieoverzicht. Zet de filter van het factuurnummer op het factuurnummer van het gevalideerde bestand. Via de CTRL toets en de muis klikt u alle regels met een groene bol aan. Dan klikt u op Maken voorstelprestaties. U vult de begin en einddatum opnieuw en klikt op opslaan. Via exporteren komen de aangepaste prestaties en de voorstelprestaties weer samen in een nieuwe factuur. Deze kunt u via Vecozo indienen.
- Wanneer gebruik ik de knop \'Maken voorstelprestaties\' in het prestatieoverzicht.
De eerste keer dat u prestaties wilt declareren gebruikt u deze knop NIET.
Via de client voert u prestaties op. Via exporteren maakt u een declaratiebestand aan voor bv de maand januari.
Als er niets gewijzigd is in de tarieven, indicatiebesluitnr's etc dan kunt u via de knop Maken voorstelprestaties snel de prestaties voor februari aanmaken.
Selecteer de prestaties uit de factuur van januari, klik op de knop en pas de begin-, einddatum en het aantal aan. Via opslaan en exporteren maakt u een nieuwe declaratie voor februari aan.
- Mijn declaratie is afgekeurd met de volgende melding: code 8214, begin en einddatum declaratieperiode komen niet overeen met de afgesproken declaratieperiode? Wat kan ik hieraan doen?
AW-entry vulde de begindatum met de oudste prestatiedatum. U declareert voor februari maar heeft ook correcties voor januari aangemaakt. Volgens de standaard moet u intramurale zorg per maand declareren maar mag u daarin oude prestaties (correcties) meenemen. Download eerst de nieuwste versie van AW-entry van 16 maart. Vervolgens gaat u naar het Prestatieoverzicht. Zet de filter op de afgewezen factuur. Klik op Selecteer alle prestaties. Vul vervolgens de begin en einddatum opnieuw. Tip: aan het aantal kunt u zien of het om januari (31) of februari (28) gaat. Klik op maken Voorstelprestaties. Via exporteren heeft u nu de mogelijkheid om de declaratieperiode te vullen. Vul hierbij de periode waar de declaratie in principe (zonder correcties) betrekking op heeft. Voer de volgende stappen van exporteren uit en dien het bestand via Vecozo in. Het bestand bestaat uit prestaties van februari en eerder maar heeft wel een declaratieperiode van februari.
- Is het mogelijk om in AW-entry overzichten te printen per maand?
AW-entry kent naast de samenvatting van de declaratie geen standaardoverzichten.
Wat wel mogelijk is:
Via het scherm Toon geëxporteerde declaratiebestanden kunt u onderaan op de knop Bewaar PDF bestand met samenvatting geëxporteerde declaraties klikken.
U krijgt dan een pdf overzicht per declaratie. Hierop staat het factuurnummer, het zorgkantoor, uw agbcode, begindatum en einddatum, aantal verzekerden, aantal prestaties en totaal ingediend bedrag. Dit is dus niet gespecificeerd per patient. Verder zegt het gedeclareerde bedrag nog niets. Het toegekende bedrag is voor u belangrijk.
Daarnaast is het mogelijk om via het prestatieoverzicht een overzicht te krijgen van de prestaties per factuur (dmv filter op factuurnummer). De breedte en hoogte van dit scherm is aan te passen, zodat de kolom gedeclareerd en toegekend te zien is. Vervolgens kunt u uiteraard schermprintjes maken. Op deze manier kunt u deze gegevens toch inzichtelijk maken.
Als u het prestatieoverzicht groot heeft gemaakt, dan klikt u op ALT en Print Screen en gaat u naar Word. Klik nu op CTRL V en het scherm wordt in Word geplakt en kunt u printen.
- Hoe verwerk ik de retourinformatie
In de handleiding staat dit uitgelegd vanaf pagina 39, stap 6 en 7.
In het kort komt het hierop neer
- U gaat naar de site van Vecozo en logt in. U gaat naar Toepassingen, Declareren, Zoeken en zoekt het declaratiebestand. Zoek dan via actuele declaraties, VecozoID of uw referentie naar de declaratie. Als er retourinformatie aanwezig is kunt u deze onderaan downloaden (icoon van diskette). Sla dit bestand op uw computer op. Ga in AW-entry naar inlezen retourberichten en via bladeren selecteert u het zojuist vanuit Vecozo opgeslagen bestand. Er verschijnen een aantal schermen en uiteindelijk een overzicht van afgewezen prestaties. Als alle prestaties zijn goedgekeurd is dit scherm leeg. Nu kunt u de retourinformatie gaan verwerken dmv dubbelklikken op de regel en naar het tabblad Dispuut te gaan.
Als u dit overzicht sluit, kunt u via het prestatieoverzicht dit overzicht opnieuw aanmaken. Dit wordt hieronder uitgelegd.
Het verwerken van retourinformatie zal in het begin niet zo snel gaan. Vooral als er veel afgekeurd is.
Ga via het hoofdmenu Beheer naar het prestatieoverzicht. Als u het scherm breder maakt ziet u gekleurde bollen bij de prestaties waarvoor u retourinformatie heeft ingelezen. Zet de filter op het factuurnummer.
Een groene bol betekent volledig toegekend. Hier hoeft u niets meer mee te doen.
Een rode bol betekent volledig afgewezen. Hier moet u dus nog iets mee doen. In eerste instantie heeft deze de status ‘Dispuut ontvangen’.
Dubbelklik op deze regel. U komt dan in het betreffende prestatiescherm. Ga dan naar het tabblad Dispuut.
(Als u in dit scherm op de Help functie klikt komt u direct in het deel van de handleiding dat te maken heeft met het verwerken van de retourinformatie).
Daar ziet u waarom de prestatie is afgewezen. Heeft de afwijsreden te maken met de cliëntgegevens zoals onjuiste combinatie van BSN en geboortedatum? Dan sluit u alle schermen en gaat u naar de betreffende client, past de gegevens aan en slaat op. Vervolgens kunt u deze prestatie voor de client opnieuw aanmaken. Heeft de afwijzing te maken met de prestatie, bijvoorbeeld onjuist aantal, dan sluit u ook alle schermen en gaat u naar de client en naar het tabblad prestaties en kopieert u de prestatie. Vul nu de begin- en einddatum opnieuw en corrigeer de fout (bv het aantal).
Dan gaat u opnieuw terug naar het prestatieoverzicht. U kunt opnieuw op de prestatie klikken en dan bij tabblad Dispuut op Afgehandeld klikken. De prestatie krijgt nu de status Dispuut afgehandeld. U kunt nu door met de volgende rode bol met de status Dispuut ontvangen.
Dit kan helaas niet sneller. Maar als u de gegevens eenmaal goed heeft staan zult u steeds minder retour ontvangen en zal de declaratieverwerking dus veel sneller gaan.
- Van een cliënt heb ik geen code indicatieorgaan en/of indicatie aanvraagnummer. Maar deze moet ik wel verplicht vullen?
U gebruikt niet de meest recente versie van AW-entry. In versie 1.0.0.16 van 13 juli zijn deze velden aangepast. Deze zijn dan niet meer verplicht om te vullen. Sluit AW-entry af en download de nieuwe versie vanaf onze site.
- We willen de software op een Microsoft Terminal server 2008 R2 64bit gaan laten draaien. Kan dat?
Er is geen aparte handleiding voor het installeren in een terminal omgeving. Dit is door ons ook niet getest maar er worden geen specifieke eisen aan AW-entry gesteld. Het is multi user geschikt en kan werken in een terminal omgeving. Ook met Windows Server 2008 64-bit. Wij bieden hier echter geen (gratis) ondersteuning voor.
Er zijn wel meer instellingen die AW-entry gebruiken in Citrix of terminal omgeving.
- Wij hebben nieuwe tarieven in AW-entry gezet per 1-1-2012. Kan ik nu nog wel via Maken Voorstelprestaties de declaratie van januari 2012 aanmaken?
Ja dat kan. Bij het vullen van de begindatum verschijnt de volgende melding: Het tarief X uit de tarieven tabel voor begindatum 01-01-2012 wijkt van het tarief x van deze prestatie. Klik ja om het tarief over te nemen uit de tarieventabel en nee om het tarief ongewijzigd te laten.
Klik dan op Ja en het tarief van 2012 wordt meegenomen.
- Hoe maak ik voor 2012 een nieuw contract aan in AW-entry?
Dit kan via Instellingen en Declaranten en contracten.
Maak een nieuw contract aan voor de periode 01-01-2012 tm 31-12-2012. Let erop dat er geen overlap in periodes bestaat. De einddatum van het vorige contract moet dus op 31-12-2011 liggen en niet op 01-01-2012.
Vervolgens kunt u via Tarieven ook weer de nieuwe tarieven opvoeren of de tarieven van de vorige periode kopiëren en aanpassen.
- In de tariefbeschikking met het zorgkantoor is de prestatiecode: Z995 opgenomen. Deze staat echter niet in de prestatiecodelijst in AW-Entry.
Waarschijnlijk heeft u deze code nog niet aangevinkt in AW-entry. Als u rechtsonder naar Instellingen Prestatiecodes gaat kunt u deze code onderaan de lijst vinden en aanvinken.
Vervolgens komt deze bij de cliënt wel voor. Elke keer dat u AW-entry opstart wordt er verbinding met onze server gemaakt. De nieuwe codes worden dan opgehaald en in uw AW-entry programma ingelezen.Als u deze verbinding met onze server niet maakt verschijnt er een foutmelding. Het ontbreken van deze verbinding is dan de oorzaak dat u geen nieuwe prestatiecodes vindt.
- Hoe kan ik nieuwe tarieven voor 2012 in AW-entry zetten?
U gaat eerst naar Instellingen, Declaranten en contracten en dubbelklik op uw instelling.
U komt dan in het scherm Beheer declarant en bijbehorende contracten.
Het is even afhankelijk van hoe u de contracten heeft opgevoerd.
Heeft u voor 1 zorgkantoor 2 regels, met elk een eigen periode, dus een regel van 01-01-2011 en vervaldatum 31-12-2011 en een regel met ingangsdatum 01-01-2012 en vervaldatum 31-12-2012?
Of heeft u 1 regel met een ingangsdatum 01-01-2011 en een einddatum van 31-12-2012 of later?
Dat is even van belang om te weten voordat u verder gaat. Sluit dan dit scherm en het Beheer declaranten en contracten scherm.Heeft u nieuwe ZZP codes of alleen nieuwe tarieven? Als u nieuwe codes heeft, gaat u eerst naar Instellingen, Prestatiecodes en vinkt u deze aan.
U gaat nu naar Instellingen, tarieven.
Heeft u de contracten in 2 regels, dan selecteert u het nieuwe contract bij Kies contract (pijltje omlaag).
Dan komt u in het tarievenbeheer scherm. Via de knop Toevoegen kunt u per prestatiecode het nieuwe tarief opvoeren. Vul dan bij de begindatum 01-01-2012 en bij de einddatum 31-12-2012.Heeft u het contract in 1 regel staan, dan selecteert u dit contract bij Tarieven. Dan ziet u uw oude tarieven staan. Controleer of de einddatum goed staat van dit oude tarief. Zo niet dan dubbelklikt u op de prestatie en zet u de einddatum op 31-12-2011. Daarna kunt u via toevoegen de prestatie nog een keer toevoegen en de begindatum op 01-01-2012 zetten en het nieuwe tarief opvoeren.
Zodra u via de client prestaties aanmaakt wordt er gekeken naar de begindatum van de prestatie en wordt het betreffende tarief opgehaald.
- Handleiding
- Deelnemende zorgkantoren
- Versie historie
- Veelgestelde vragen